KI-Verordnung: was für normale Firmen gilt und was nicht

Was daraus folgt, ist für die meisten Unternehmen klein. Ein internes Assistenzsystem, das Beschäftigten Auskunft aus firmeneigenen Unterlagen gibt, ist in aller Regel kein Hochrisiko-System. Übrig bleiben ein Hinweis an die Nutzer und Maßnahmen zur KI-Kompetenz. Der große Pflichtenblock der Verordnung hängt nicht daran, dass in einer Software KI steckt, sondern daran, wofür sie eingesetzt wird.

Die Verordnung verteilt Pflichten nach Rolle, nicht nach Firmengröße.

Anbieter ist, wer ein KI-System entwickelt oder entwickeln lässt und es unter eigenem Namen oder eigener Marke in Verkehr bringt oder in Betrieb nimmt. Betreiber ist, wer ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet, sofern das nicht rein privat geschieht (Artikel 3 Nummern 3 und 4). Die Kommission erklärt den Unterschied an einem Werkzeug zur Vorauswahl von Lebensläufen: Wer es entwickelt, ist Anbieter, die Bank, die es einsetzt, ist Betreiber (Navigating the AI Act).

Kaufen Sie ein fertiges System ein, sind Sie Betreiber. Der Großteil der Dokumentations- und Konformitätspflichten liegt beim Anbieter. Zum Anbieter werden Sie erst, wenn Sie ein Hochrisiko-System unter eigenem Namen weitergeben, es wesentlich verändern oder seine Zweckbestimmung so ändern, dass es zum Hochrisiko-System wird (Artikel 25).

Die Verordnung sortiert nach Risiko: verbotene Praktiken, Hochrisiko-Systeme, Systeme mit Transparenzpflichten und alles Übrige. Zur untersten Gruppe schreibt die Kommission, dass die Mehrheit der KI-Systeme ohne zusätzliche rechtliche Pflichten entwickelt und eingesetzt werden kann (Navigating the AI Act). Ein Assistenzsystem für die eigene Belegschaft gehört fast immer dorthin, mit Ausnahme der Transparenzpflichten aus Artikel 50.

Es lohnt auch die Vorfrage, ob Ihre Software überhaupt ein KI-System im Sinne der Verordnung ist. Die Kommission hat dazu am 6. Februar 2025 Leitlinien veröffentlicht (Leitlinien zur Definition).

Anhang III zählt acht Bereiche auf (Anhang III):

1. Biometrie, etwa Fernidentifizierung oder Emotionserkennung 2. kritische Infrastruktur, etwa Steuerung von Strom, Wasser oder Straßenverkehr 3. Bildung, etwa Zulassung, Bewertung von Lernergebnissen, Prüfungsaufsicht 4. Beschäftigung, etwa Vorauswahl von Bewerbern, Beförderung, Kündigung, Leistungsüberwachung 5. wesentliche Dienste, etwa Sozialleistungen, Bonitätsbewertung, Risikoeinstufung in der Lebens- und Krankenversicherung, Notrufdisposition 6. Strafverfolgung 7. Migration, Asyl und Grenzkontrolle 8. Rechtspflege und demokratische Prozesse

Ein System, das Beschäftigten Auskunft aus Handbüchern, Verträgen oder Prüfberichten gibt, steht in keinem dieser Bereiche. Es wird auch nicht dadurch zum Hochrisiko-System, dass viele Menschen es benutzen oder dass die Inhalte vertraulich sind. Entscheidend ist der Zweck. Wer dasselbe System auf Bewerbungsunterlagen ansetzt, um Kandidaten vorzusortieren, landet in Bereich 4 und damit in einem anderen Pflichtenkreis.

Selbst innerhalb der acht Bereiche gibt es einen Filter: Ein System gilt nicht als Hochrisiko-System, wenn es nur eine eng umrissene Verfahrensaufgabe erfüllt, das Ergebnis einer abgeschlossenen menschlichen Tätigkeit verbessert, Entscheidungsmuster erkennt, ohne die menschliche Bewertung zu ersetzen, oder eine vorbereitende Aufgabe übernimmt. Wird dagegen ein Profil einer Person gebildet, also ihr Verhalten oder ihre Merkmale automatisiert bewertet, gilt das System immer als Hochrisiko (Artikel 6 Absatz 3).

Artikel 50 ist der Teil, der einen normalen Betrieb tatsächlich erreicht.

Absatz 1 verpflichtet Anbieter von Systemen, die unmittelbar mit Menschen interagieren, diese Systeme so zu gestalten, dass die betroffenen Personen erfahren, dass sie mit einem KI-System zu tun haben, es sei denn, das ist ohnehin offensichtlich.

Absatz 2 verpflichtet Anbieter von Systemen, die synthetische Audio-, Bild-, Video- oder Textinhalte erzeugen, die Ausgaben maschinenlesbar zu kennzeichnen und als künstlich erzeugt erkennbar zu machen. Die technische Lösung muss wirksam, interoperabel, robust und zuverlässig sein, soweit das technisch möglich ist (Artikel 50).

Beide Absätze richten sich an den Anbieter. Als Betreiber betrifft Sie das mittelbar: Sie sollten beim Einkauf prüfen, ob der Anbieter sie erfüllt, und Sie müssen den Hinweis nach Absatz 1 selbst umsetzen, wenn Sie eine eigene Oberfläche vor das System setzen.

Artikel 4 verlangt von Anbietern und Betreibern Maßnahmen, die die Entwicklung der KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten fördern. Die Neufassung durch den Digital Omnibus stellt ausdrücklich klar, dass dafür kein bestimmtes Kompetenzniveau einer einzelnen Person garantiert werden muss. Die Pflicht gilt seit dem 2. Februar 2025, durchgesetzt wird sie von den nationalen Marktüberwachungsbehörden seit dem 2. August 2026. Ein bestimmtes Schulungsformat ist nicht vorgeschrieben; Schulung, Anleitung oder Dokumentation können passen, je nach Vorkenntnissen und Einsatzzweck (AI Literacy Q&A der Kommission).

Für ein internes Assistenzsystem außerhalb der acht Bereiche entfallen die Pflichten, die in der öffentlichen Diskussion am meisten Raum einnehmen:

• Keine Eintragung in die EU-Datenbank. Die Registrierungspflicht für Betreiber betrifft Hochrisiko-Systeme nach Anhang III und dort im Kern öffentliche Stellen (Artikel 49).
• Keine Grundrechte-Folgenabschätzung. Artikel 27 trifft öffentliche Stellen, private Erbringer öffentlicher Dienste und Betreiber von Systemen zur Bonitäts- und Versicherungsrisikobewertung (Artikel 27).
• Kein Risikomanagementsystem, keine Konformitätsbewertung, keine technische Dokumentation nach Kapitel III. Die Konformitätsbewertung ist das Verfahren, mit dem ein Anbieter vor dem Verkauf nachweist, dass sein Produkt die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Diese Pflichten gelten nur für Hochrisiko-Systeme.
• Keine Ablösung des Datenschutzrechts. Die DSGVO gilt unverändert daneben weiter (Artikel 2 Absatz 7).

Der Digital Omnibus, Verordnung (EU) 2026/1744 vom 8. Juli 2026, ist am 27. Juli 2026 in Kraft getreten und hat die beiden Hochrisiko-Termine verschoben, weil harmonisierte Normen und nationale Strukturen noch fehlten (Kommission). Artikel 50 ist davon im Kern unberührt; verschoben wurde nur die maschinenlesbare Kennzeichnung für Systeme, die vor dem 2. August 2026 auf den Markt kamen (KPMG Law).

In Deutschland ist seit dem Inkrafttreten des KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungsgesetzes am 29. Juli 2026 die Bundesnetzagentur nationale Koordinatorin, Marktüberwachungsbehörde sowie Anlauf- und Beschwerdestelle. Sie betreibt einen KI-Service-Desk, der Unternehmen bei der Umsetzung berät (Pressemitteilung des BMDS).

Die Bußgeldrahmen sind gestaffelt: bis zu 35 Millionen Euro oder 7 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes bei verbotenen Praktiken, bis zu 15 Millionen Euro oder 3 Prozent bei Verstößen gegen Artikel 50, jeweils der höhere Betrag. Für kleine und mittlere Unternehmen gilt umgekehrt der jeweils niedrigere Wert (Artikel 99).

IonKon ist Anbieter des ausgelieferten Systems, Ihr Unternehmen ist Betreiber.

Die Kennzeichnungspflicht aus Artikel 50 Absatz 2 erfüllt IonKon durch signierte Metadaten an jeder Ausgabe. Ob eine Ausgabe diese Kennzeichnung trägt, prüfen Sie mit einem mitgelieferten Werkzeug, unabhängig von IonKon. Der Hinweis nach Artikel 50 Absatz 1 ist in der mitgelieferten Oberfläche bereits eingerichtet und steht dauerhaft sichtbar über jeder Seite. Bei Ihnen bleiben die Zweckbindung des Systems und die Maßnahmen zur KI-Kompetenz nach Artikel 4.

Die ausführliche Aufteilung für Kunden, mit Rollen, technischer Umsetzung und den Grenzen der Kennzeichnung, steht unter [KI-Verordnung: Was Sie als Kunde wissen müssen](/ki-verordnung).

Dieser Artikel gibt den Stand vom 12. August 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Ob ein konkretes System als Hochrisiko-System einzuordnen ist und welche Rolle Ihr Unternehmen im Einzelfall hat, hängt vom Zweck und den Umständen des Einsatzes ab. Klären Sie Zweifelsfälle anwaltlich. Der KI-Service-Desk der Bundesnetzagentur steht Unternehmen zusätzlich als Anlaufstelle offen (Bundesnetzagentur).